Aras Kargo’da Experteam Ortaklığıyla Sıfır Hata Dönemi

194 0
194 0

Aras Kargo 2014 yılında başlattığı bir değişim projesiyle mevcut ERP altyapısını, Oracle EBS R11’den R12’ye yükseltmeyi ve evrensel posta kurallarına uygun standartlarda çalışmalarını sağlayacak Oracle Financials Accounting Hub (FAH) modülünü kullanabilmeyi hedeflemişti. 2016 yılında başarıyla tamamlanan projeyle hedeflendiği gibi ciddi bir zaman ve raporlama kazancı sağlandığını söylemek mümkün.

Aras Kargo’nun projeyi gündeme taşıması evrensel posta kanununun yürürlüğe girmesiyle birlikte gerçekleşti. İrsaliyelerin detayları ve raporlamaları için gerekli detay bilgiye kaynağında ulaşmayı, gerek pazar gerekse piyasa analizlerinde kullanmak üzere metrik bilgilere sağlıklı bir şekilde erişmeyi hedefleyen proje, Oracle iş ortaklarından Experteam ile hayata konuldu.

Dünya Çapında Bir Kargo Ağı: Aras Kargo

Temelleri 1979 yılında Celal Aras tarafından atılan Aras Kargo, bugün Yönetim Kurulu Başkanı ve şirket CEO’su Evrim Aras liderliğinde hizmet vermeye devam eden bir kargo şirketi. Firma 13 Bölge Müdürlüğü, 28 Transfer Merkezi, 825 şube, 3.320 araçlık filo ve 12 bin çalışanıyla Türkiye’nin en büyük kargo şirketleri arasında yer alıyor. Günlük 450 bini aşan gönderiyi, aylık olarak ise 5.4 milyon koli ve 3.1 milyon dosyayı Türkiye’nin bir noktasından diğerine taşıyan firma, yurtdışında da 5 kıtada 227 ülkeye, dünya çapında kendisini kanıtlamış çözüm ortaklıklarıyla teslimat yapmaya devam ediyor.

Bu  büyüklükte bir organizasyon ve operasyonun hatasız bir şekilde yürütülmesi için güçlü bir bilişim altyapısına sahip olması ise şart. Tüm birimler arasında mükemmel koordinasyonu sağlamak da hiç kuşkusuz, iyi bir bilgi teknolojileri alt yapısı gerektiriyor.

Aras Kargo’nun Bilgi Teknolojisi departmanı sistem network, yazılım geliştirme, bilgi yönetimi ve talep yönetimi departmanlarından oluşuyor. Şirkette kullanılmakta olan sistemlerse genel olarak departmanlarda yer alan ekipler tarafından geliştiriliyor.

Türkiye’nin dört bir yanına dağılmış binin üzerindeki noktada merkezi olarak yönetilen bir ağı olan Aras Kargo’nun sistemlerinde 100’ün üzerinde sunucu, 4.000’den fazla ofis kullanıcısı, 4 bin 500’ün üzerinde mobil kullanıcı, 1000’den fazla barkod okuyucu, 1000’in üzerinde barkod yazıcı, 1.500’ün üzerinde de yazıcı bulunuyor. GIS Harita sistemi, CRM, Business Intelligence uygulamaları, Oracle EBS ve mobil uygulamalar gibi çeşitli uygulamalarla firmanın otomasyon sistemi entegre şekilde kullanılıyor.

Sıfır Hata İçin Yeni Bir Sistem

İşte bu büyük organizasyon ağının hatasız çalışması için ve yürürlüğe giren evrensel posta kanunuyla birlikte, irsaliyelerin detayları ve raporlamaları için gerekli detay bilgiye kaynağında ulaşmak, bununla birlikte gerek pazar gerekse piyasa analizlerinde kullanmak üzere metrik bilgilere ulaşma  ihtiyacı gündeme geliyor. Bu ihtiyaçları karşılayabilmek için Oracle’ın FAH modülünün satın alımına karar verilmesinin ardından, bu modül teknik olarak R12 versiyonunda çalıştığı için de, öncelikle R12 versiyonuna geçiliyor.

Tüm süreç 2012 yılından beri Aras Kargo’ya Oracle danışma hizmeti veren Experteam tarafından yürütülüyor. Aras Kargo’nun Vergi ve Muhasebe Müdürü Temel Hazlı bu ortaklığı şu şekilde değerlendiriyor;

‘Experteam’in sistem deneyimleri ve karşılaşılabilecek sorunları çözme yeteneklerine güveniyoruz. Bu kapsamda onların danışmanlığında bir zaman ve uygulama planı hazırladık. Etki Analizleri, Güncelleme ve Testler, Kullanıcı Kabul Testleri, PreProd Sisteminin Kullanılır Hale Getirilmesi, PreProd Testleri, Canlı Ortama Geçiş ve FAH Geçiş adımları ile yaklaşık iki senelik bir çalışmanın sonucunda, projeyi uygulamaya aldık.’

Oracle Teknolojilerinin Projede Konumlanışı

Aras Kargo uygulamalarında halihazırda ağırlıklı olarak Oracle Veritabanı kullanılıyor. Otomasyon sisteminin kullanıldığı Oracle Veritabanı, 8 terabayt büyüklüğünde. Sistemlerin üzerinde, günde yaklaşık oluşan 450 bin gönderiye ait yılda 2 milyar civarında kargo hareketi kaydı oluşuyor. Ek olarak bu gönderilerle ilgili irsaliye, fatura, tahsilat, banka işlemleri kayıtları da işletilmekte. Ayrıca Aras Kargo E-business Suite (EBS) uygulamasını da kullanıyor ve EBS ile borçlar muhasebesi, bütçe, satın alma, stok ve finansal raporlama işlemleri yönetiliyor. Aynı zamanda Oracle EBS uygulaması farklı sistemler ile de entegre olarak çalışıyor. Bu sistemlerde oluşan veriler finansal raporlama ihtiyaçlarını karşılamak üzerine yapılan çeşitli entegrasyon modelleri ile EBS üzerinde toplanıyor. Otomasyon sistemlerinden her ay EBS’ye 2 milyon civarında fatura ve bu faturaların detayı olarak yaklaşık 8 milyon gönderi kaydı aktarılıyor.

Proje Sonrası Kazanımlar

Yükseltme projelerinin doğası gereği detaylı ve uzun bir proje süreci sonrasında proje tamamlanıyor. Proje katılımcılarının uyum içerisinde çalıştığı vurgulanan projenin uygulamaya konmasının üzerinden çok zaman geçmeden meyvelerini vermeye başladığını söylemek mümkün.

‘R12 geçişiyle birlikte kullanmaya başladığımız FAH uygulaması, diğer sistemlerden oluşan verilerin EBS sistemine aktarımında zaman ve raporlama adına oldukça fayda sağladı. FAH üzerinden GL aktarım modelleri kolaylıkla ayarlanabiliyor. Genel Muhasebeye aktarılan özet verinin detaylandırılması sağlanabiliyor. Posta kanunu kapsamında yeni kullanmaya başladığımız FAH sistemi ile gelirlerimizi detaylı raporlama imkanına sahip olduk.’

Temel Nazlı, Vergi ve Muhasebe Müdürü – Aras Kargo

Proje sonrasında elde edilen kazanımlar ise projenin ne kadar başarıyla sonuçlandığını ortaya koyuyor.

 

Görüldüğü üzere Aras Kargo, Experteam ortaklığıyla gerçekleştirdiği projeyle sıfır hata dönemine adım atmış durumda. Aras Kargo ve Experteam’in bundan sonra imza atacağı başarılar ise şimdiden merak konusu.

Etiketler

Yorum Sırası Sizde