Bilgi Üniversitesi, Natica ile Oracle İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi’ni hayata geçirdi

350 0
350 0

İnsan Kaynakları Süreçlerini günümüz yönetim kalitesi anlayışıyla tek bir yapısal formda konsolide etmek isteyen BİLGİ ÜNİVERSİTESİ ORACLE İnsan Kaynakları Yönetim Sistemini kullanıma aldı.

Bilgi Üniversitesi
Soldan sağa resimdekiler; Ebru Taşkan (Bilgi Üniversitesi İşe Alım, Eğitim ve Gelişim Müdürü), Cengiz Türe (Bilgi Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Planlama Müdürü, Yeliz Akıcılar (Bilgi Üniversitesi Ücret ve Yan Hakları Müdürü), Mert İyidoğan (Natica Teknik Ekip Yöneticisi), Esin Ozantürk (Natica Proje Yöneticisi)

Sizleri İnsan Kaynakları Sistemlerinizi değiştirmeye yönelten tetikleyici unsurlar nelerdi?

Yeliz Akıncılar: Mevcut sistemimizin teknolojisi ve fonksiyonel kullanım şekli ile ilgili sıkıntılarımız vardı. Sistemde yeni tanımlamalar yapmak istediğimizde, kodlama detayına girmek durumunda kalıyor ve sürekli teknik adam bağımlı çalışıyorduk. Kendi departmanımızın içerisinde yer alan takım arkadaşlarımızdan bazınları bu konuda eğitim almış ve sisteme müdahale edebilir haldeydi. Ancak bu durum, yani sistemin sürekli müdahale gereksinimi duyması, kendi İK süreçlerimize ilişkin günlük yapmamız gereken işlerimizin önüne geçmeye başlamıştı. Üniversiteye özel yapılan her yeni geliştirme ve müdahale de sistemin orijinalinden uzaklaşılmasına ve yeni danışmanlar ya da kurum içerisinde IT departmanında çalışan ancak konuya vakıf olmayan arkadaşlarımızın bize yardımcı olamamalarına neden oluyordu. Bordro tarafındaki en büyük sıkıntımız ise, bordro hesaplama işleminin saatler sürmesi ve yapılan her bir yanlış işlem ya da değişiklik ihtiyacı nedeni ile bu sürenin sürekli olarak baştan başlatılması gerekliliğiydi.

Tüm bu ihtiyaçlar doğrultusunda biz de uluslararası güvenirliliği olan, teknik ve fonksiyonel destek konusunda sıkıntı duymayacağımızı düşündüğümüz, üniversitenin farklı alanlardaki niş ihtiyaçlarını karşılayabilecek, teknolojisine güvendiğimiz bir sistemle yola devam edebilmek istedik. Danışmanlık firması seçiminde ise en önemli kriterimiz, paydaş ilişkisi ile yola çıkıp uzun vadede bu ilişkiyi sürdürebilmeyi umut ettiğimiz bir danışmanlık ekibinin olmasıydı.

Teknolojik gereksinimler dışında, fonksiyonel anlamdaki sıkıntılarınız nelerdi günlük hayatınızda?

Yeliz Akıncılar, Ebru Taşkan: Bir çok sürecimiz manuel olarak ilerliyordu ve bunlar da ciddi evrak yükü ve kağıt israfına neden oluyordu. Manuel olarak işletilmeye çalışılan süreçlerden; evrak mail ve telefon yolları ile gelen bilgiler, ay sonunda derlenip işlenebilecek veriye dönüştürülebildikleri için; özellikle Ücret ve Yan Haklar Departmanı’ nın ay sonu iş yükü ciddi boyutlara ulaşmıştı.

Ayrıca tüm bu süreçlerimizi online bir ortamda, entegre bir şekilde işletebilmeyi çok istiyorduk. Bu dönemde hem İK departmanımızın hem de iç müşterimizin verimliliğini arttırabilmek ve üniversitemizin yaşadığı kültürel değişiklik sürecindeki adaptasyonu sağlayabilmek adına; çalışanlarımızın da İK süreçlerine dahil edilebiliyor olması ve bu yolla işlemlerin daha sağlıklı ve hızlı bir şekilde ilerleyebilmesi yeni dönem hedeflerimiz arasındaydı.

Neden tercihiniz Oracle oldu?

Cengiz Türe: Üniversite süreçlerinin yönetildiği öğrenci işleri, uzaktan eğitimler, finans, satınalma ve insan kaynakları; biribirlerinden farklı uygulamalarda yaşıyor ve gün sonunda tüm bu uygulamalardan gelen verileri konsolide etmeye çalışırken oldukça büyük sıkıntı çekip zaman kaybı yaşıyorduk. IT Departmanı olarak bizim bakış açıkmız, üniversitede kullanılan farklı teknoloji ve uygulamaları, tek bir ortamda entegre çalır hale getirebilmekti. Bu motivasyonla yola çıkarak ERP arayışımıza başladık. Bu süreçte bir çok ERP firması ile görüştük.

Bu tip büyük yatırım projelerinde, iş prosedürlerimiz gereği minimum 3 farklı firmadan teklif almamız gerekiyor. Ancak biz ince eleyip sık dokuduğumuz için bu süreçte 6 farklı firmadan teklifler topladık; aylar süren ön hazırlık ve etüd çalışmaları yaptık. Tüm süreçlerimizi en alt detaylarına kadar listeledik ve ürünlerin bu ihtiyaçlarımıza ne denli karşılayabileceklerini analiz ettik. Aklımıza takılan ve bizim için kritik olan konularda, tedarikçi adaylarımızdan “proof of concept” çalışmaları istedik. Ve barındırdığı best practice lerle, bizim için en doğru olan ERP uygulamasının Oracle olduğuna karar verdik.

NATICA ile işbirliği yapmaya nasıl karar verdiniz?

Cengiz Türe: En uygun teklifi veren firma değillerdi aslına bakarsanız J Bizim için bu aşamada ERP uygulaması ile birlikte, ERP’ nin yerleştirimini yapacak olan danışmanlık firmasının yaklaşımı da çok önemli oldu. Kurumsal devamlılığı olan, yerleştirimi yapılacak olan ürün bilgisi iyi olan, ihtiyacımız olduğunda karşımızda istediğimiz anda kalifiye muhataplar bulabileceğimiz bir tedarikçi ile çalışabilmek istiyorduk.

Neden projeye sadece İnsan Kaynakları uygulaması ile başladınız?

Cengiz Türe: Aslında olaya sadece İnsan Kaynakları değil de ERP’ nin bütünü olarak yaklaştık. Neden İK ile başladınız derseniz maddeler halinde sıralayabiliriz;

  • İK departmanının iş süreçlerinin programatik bir şekilde yeniden yapılandırılması gerekiyordu
  • Kullandıkları sistemin teknolojisi bakım gerektiriyor ve bu bakım için yeterli donanıma sahip kaynak bulamıyorduk
  • Esas kanayan yaramız İK departmanındaydı

Şu an projede hangi aşamadasınız ve gelecek planlarınız neler?

Yeliz Akıncılar: İhtiyaçlarımızı fazlandırarak projemizi ele alabilmek istedik. Projeye 3 Ocak 2011 tarihinde başladık ve 16 Mayıs 2011 tarihinde ilk fazın canlı kullanımına geçtik. Şu an projenin 3. Fazda devam ediyoruz. İlk 2 fazda; temel İK yapısını; ücretleri, işe alımı ve self servis uygulamalarını kurgulayarak uygulamaya aldık. İlk iki fazda aslına bakarsanız Ücretlendirme ve Yan Haklar anlamında ihtiyacımızın %80’ ini tamamladık diyebiliriz. Geriye kalan %20’ lik dilimi ise henüz öngöremediğimiz ve yeni sistem üzerinde yaşadıkça karşılaşacağımız yeni süreçler oluşturuyor. Bunları da 3. Fazda tamamlayabilmek istiyoruz.

Ebru Taşkan: İlk 2 fazda İşe alım, Eğitim ve Gelişim Departmanı’ nın en önemlisüreçlerinden biri olan akademik ve idari personelimizin işe alım süreçlerini teknolojik ortama taşıdık. Özellikle sistem üzerinden aldığımız raporlar günlük hayatımızı oldukça kolaylaştırdı. Bundan sonraki süreçte işe alım fonksiyonalitesinde bazı eklemeler yaparak tüm süreçlerde manuellikten uzaklaşabilmeyi hedefliyoruz. Ayrıca şu an yeni dönem hedeflerimiz arasında eğitim ve performans uygulamalarının hayata geçirilmesi de var. Personelimizin aldığı eğitimleri detaylıca takip edebilmek ve eğitimlerin yetkinlikler olan ilintisini kurabilmek istiyoruz

Projenin kurumunuza sağladığı katma değerler nelerdir?

Yeliz Akıncılar, Cengiz Türe, Ebru Taşkan: Aslında katma değerleri başlıklar altında toparlayabiliriz;

  • Kurumun mevcut İnsan Kaynakları iş akışlarının çıkartılması ve tüm süreçlerin dokümante edilmesi
  • Kurum iş yapılarının yeniden modellenmesi ve yapı taşlarının sağlıklı bir biçimde oluşturulması
  • Yeni sistem aracılığıyla, personel bilgilerinin tarihçeli olarak izlenebiliyor olması
  • Data aktarımları sırasında mevcut datanın düzenlenmesi ve temizlenmesi
  • Bordro tahakkuk süresinin 6 saatten 2 dakikaya indirilmesi
  • Diğer Kurumsal iş uygulamaları için İK’daki organizasyon ve masraf merkezi yapısının merkezi bir alt yapı oluşturması
  • İstenen detayda ve hızlı bir biçimde, güvenlik ve yetkilendirme esaslı raporlar alınabilmesi
  • Teknik adam bağımsız raporlama yapılabiliyor olması
  • Veri girişlerinde ilgili matbu form/belgelerin sisteme eklenebilmesi
  • Kurum “İnsan Kaynakları” verilerinin tek merkezden yönetilmesi ve 3. parti uygulamaların (SIS & LDAP & Web & Bilgi Rehber ) tek veri kaynağından beslenebilir hale gelmesi
  • ü Single Sign On ile, personelimizin kendi bilgisayar kullanıcı adları ve şifreleri ile sisteme giriş yapılabilmesi

BİLGİ ÜNİVERSİTESİ Hakkında;

Non scholae, sed vitae discimus’ (Okul için değil yaşam için öğrenmeliyiz) ilkesiyle 1996 yılında eğitime başlayan İstanbul Bilgi Üniversitesi; İstanbul Kuştepe, Dolapdere ve Santral İstanbul’da yer alan 3 ana kampüse yaygın bir şekilde akademik hayata katkı sağlamaktadır.

15 yılda Türkiye’de birçok ilki gerçekleştiren İstanbul Bilgi Üniversitesi, 2006’da eğitim ve araştırma kalitesini artırmak ve Türkiye’de dünya ile rekabet edebilecek bir üniversitenin olması hedefleriyle dünyanın en büyük uluslararası eğitim ağlarından olan Laureate Education ile uzun vadeli bir işbirliğine gitmiş ve bu ağın bir parçası olmuştur.

2011 itibariyle 14.000’in üzerinde mezun vermiş olan üniversite, 11.000’in üzerinde öğrencisi, yaklaşık 800 akademik personeli, 6 fakültesi, 4 enstitüsü, 4 yüksekokulu ve meslek yüksek okuluna bağlı 7 programı, lisans, lisansüstü, önlisans öğretimi verilen 100’e yakın programı ile öğretime devam etmektedir.

NATICA Hakkında;

Natica IT Consulting, Oracle Uygulamaları ve Oracle Teknolojileri konusunda danışmanlık ve kaynak kullanımı hizmeti veren bir bilişim danışmanlık firmasıdır. Oracle Uygulamalarının Türkiye’de kullanılmaya başladığı 90’lı yılların sonundan itibaren bir çok başarılı projeye imza atan deneyimli bir danışmanlık ekibi tarafından 2007 yılında kurulmuştur. Oracle’ın Uygulamalar alanında Gold Partner İş Ortağı olan Natica, Oracle E-Business Suite – Financial Specialized, Supply Chain Management Specialized ve Human Resource Management Specialized yetkinliklerine sahiptir.

Faaliyet alanını Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) kapsamı dışında hem farklı bilgi alanlarında hem de farklı coğrafyalarda yaygınlaştırma hedefinde olan Natica, geçtiğimiz yıllar içerisinde Oracle Retail (Perakende Uygulamaları) ve Demantra Demand Planning (Tedarik Zinciri Talep Tahminleme) konusunda Türkiye ve yakın ülkelerde projeler tamamlamıştır. Bu sayede Natica, Tedarik Zinciri Talep Tahminleme, Perakende Ürün Gamı Planlama, Mağaza Saha Planlama gibi alanlarda Türkiye’de hizmet veren yerel ilk ve tek Oracle İş Ortağı ünvanını almıştır.

Natica, geniş danışmanlık kadrosu ve dış kaynakları ile her türlü kurumsal projeyi bütünüyle tamamlayabilecek yapıdadır. İstanbul merkezli, İzmir ve Ankara’ya yaygın ekibi ile Türkiye’nin bütününe hizmet erişimi mevcuttur.

Yerleştirimi Yapılan Ürünler:

Oracle Business Suite – Human Resources Management System
Oracle Business Suite – Self-Service Human Resources
Business Intelligence Standard Edition One

Etiketler

Yorum Sırası Sizde